Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем. Как закончить деловое письмо. Письма коммерческой направленности

Деловое письмо. Образец и бланк

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем. Как закончить деловое письмо. Письма коммерческой направленности

Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. 

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  • письмо – запрос;
  • коммерческие предложения;
  • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  • рекламация (официальная претензия);
  • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  • напоминание;
  • поздравление;
  • приглашение;
  • благодарственные;
  • рекомендательные;
  • соболезнования.

Бланк и образец делового письма

Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

Скачать образец делового письма (Word, 29 Кб)

Кто должен выступать в роли автора письма

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

  • название организации;
  • адрес (почтовый и/или юридический);
  • ИНН, КПП;
  • данные о контактах (телефон, факс);
  • адрес электронной почты;
  • банковские реквизиты;
  • дата написания;
  • регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  • причина или цель написания;
  • основная часть;
  • итоговая часть (вытекающая из основной);
  • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  • должность лица, подписавшего письмо;
  • ФИО исполнителя;
  • список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати.

Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

письмо

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/delovoe-pismo-obrazecz-i-blank/

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем. Как закончить деловое письмо. Письма коммерческой направленности

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!».

Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее.

Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость.

Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.

Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Источник: https://dengodel.com/management/406-delovaya-perepiska-primery-pisem.html

Как написать деловое письмо

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем. Как закончить деловое письмо. Письма коммерческой направленности

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

  • бизнес – бизнес
  • бизнес – клиент
  • соискатель – компания
  • бизнес – государственная организация
  • работодатель – работник
  • сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

  • Подчеркнутая официальность
  • Адресность – наличие отправителя и получателя
  • Стандартная деловая речь
  • Тематическая ограниченность
  • Нейтральный тон изложения
  • Точность, исключающая недопонимание фактов
  • Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме.

Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему.

К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже.

Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

  1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
  2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

  • Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
  • Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
  • Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
  • Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
  • Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
  • Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
  • Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
  • Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
  • Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

  • Сокращений
  • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
  • Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя ФамилияВаш номер телефонаВаш адрес электронной почты ДатаAnna Robins+0000000email@exampl.comJanuary 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседникаDear Sir – для мужчиныDear Madam – для женщины
Если знаете имяDear Mr John – для мужчиныDear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте егоDear Dr. SnowDear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресатаYours faithfully
Если знаете имяYours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о…I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за…Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками.

Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью.

Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Источник: https://hurma.work/ru/blog/kak-napisat-delovoe-pismo/

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем. Как закончить деловое письмо. Письма коммерческой направленности

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева – 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

  • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
  • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
  • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

  • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
  • часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
  • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п.

Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.

Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образец благодарственного письма за сотрудничество (.doc)

Образец благодарственного письма организации (.doc)

Образец благодарственного письма сотруднику (.doc)

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Образец гарантийного письма о выполнении работ (.doc)

Образец гарантийного письма на оплату (.doc)

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса (.doc)

Информационные письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Образец информационного письма о смене директора (.doc)

Образец информационного письма о выставке  (.doc)

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) – это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Образец письма – коммерческого предложения о сотрудничестве (.doc)

Образец письма-предложения (оферты) о заключении договора (.doc)

Образец оферты (письма-предложения) о поставке продукции (.doc)

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация – это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.

Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Пример / образец рекламации (письма-претензии) о замене товара (.doc)

Бланк рекламации (письма-претензии) по факту брака (недостачи) товара (.doc)

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Образец сопроводительного письма к резюме (.doc)

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению (.doc)

Образец сопроводительного письма в налоговую (.doc)

Образец сопроводительного письма к договору (.doc)

Образец сопроводительного письма к документам (.doc)

Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон.

С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились.

Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме – это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Образец рекомендательного письма сотруднику (.doc)

Образец рекомендательного письма компании  (.doc)

Образец рекомендательного письма бухгалтеру  (.doc)

Образец рекомендательного письма водителю  (.doc)

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание – это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.

Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п.

Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Образец письма-напоминания об условиях акции (.doc)

Образец письма-напоминания о выполнении условий договора (.doc)

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Образец письма-подтверждения (о сотрудничестве) (.doc)

Образец письма-подтверждения (о получении товара)  (.doc)

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Образец письма-поздравления (.doc)

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение – это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения  (.doc)

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба – это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу – организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Образец письма-просьбы  (.doc)

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование – это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Образец письма-соболезнования (.doc)

Источник: https://www.ecsb.ru/articles/2077

Деловая переписка

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем. Как закончить деловое письмо. Письма коммерческой направленности

Успех компании во многом зависит от умелого ведения переговоров и деловой переписки. Даже если руководитель умеет правильно выстраивать беседу, вести переговоры, а деловая переписка у него сухая и блеклая, то в этом случае имидж его компании может сильно пострадать.

Зачем нужна деловая переписка

Неправильная деловая переписка может стать причиной прекращения отношений с компанией. И неважно, речь идет об электронном или бумажном варианте.

Кроме того, что организации должны уметь вести грамотную, продуманную переписку, сотрудники компании также должны соблюдать деловой стиль общения. В деловом общении не используется разговорная лексика. Все сотрудники должны знать особенности рабочей переписки, чтобы держать на высоком уровне имидж компании.

Отличия деловых писем от других

Главные отличия:

  • Используется фирменный бланк. На нем указаны контактные данные.
  • Мысли излагаются просто и понятно.
  • Объем в среднем занимает одну страницу.
  • В содержании указывается четкая цель обращения.

«Почти все важные дела люди совершают путем переписки, следовательно, одного умения говорить недостаточно.»
Люк де Вовенарг

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

  • Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
  • Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
  • Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
  • Благодарственные письма выражают признательность;
  • Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
  • Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
  • Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
  • Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
  • Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.

Различаются по функциям:

  • На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
  • На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.

Различаются по количеству получателей:

  • Нескольким адресатам;
  • Конкретному лицу.

По способу отправления:

  • Отправляются почтой;
  • Отправляются с помощью E—mail;
  • При помощи факса.

Секреты правильного оформления

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Тема

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

  • Используется специальный бланк;
  • Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
  • На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
  • Используется шрифт Times New Roman, размер 12.

    Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;

  • Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E—mail.

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

  • В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
  • Достоверное и полное название адресанта;
  • Контактные данные;
  • Номер банковского счета;
  • Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
  • Каждый реквизит пишется с новой строки.

Электронные деловые письма

Сегодня общение между компании больше осуществляется с помощью E—mail, поэтому рассмотрим правила оформления письма в электронном виде.

Используйте броскую тему письма с названием вашей компании;

Сохраняйте цепочку сообщений. Открыв почту, вы или получатель сразу сможете увидеть всю переписку. Вам не придется вспоминать, о чем шла речь и на каком этапе закончилась ваша переписка;

В сообщение не добавляйте сложных фоновое оформление. Если у адресата простой компьютер, то ваше электронное письмо либо отобразиться не полностью, либо вообще не откроется;

Стиль электронного документа такой же, как и при обычной деловой переписке. Не добавляйте смайлики и гиф-изображения;

В какие сроки нужно ответить на письмо

Как уже было сказано выше, есть письма (запрос, предложение, рекламация, просьба), которые требуют своевременного ответа.

Если получен запрос, уведомите адресанта в течение 3 дней о том, что вы его получили. Окончательный ответ можно дать в течение месяца;

Если вами получено письмо-соболезнование, ответьте на него в течение 10 дней;

Поздравительное письмо следует отправить в течение недели с момента, как вы узнали о важной дате;

Как правильно написать деловое письмо поэтапно

Разберем по пунктам:

  1. Запишите данные адресата. В правом верхнем углу документы укажите Ф.И.О. и должность получателя. Если общение идет с компанией, тогда нужно указать юридический адрес.
  2. Напишите к кому обращается письмо.На середине бланка напишите к кому вы обращаетесь в уважительной форме. Не используйте сокращений. «Уважаемая, Нина Петровна!». Также можно указать должность получателя. Рекомендуем обращаться только по имени и отчеству, это лучше предрасполагает к общению.
  3. Изложите цель обращения. Распишите причину составления обращения, его суть. Пишите кратко и соблюдайте официальный стиль изложения.
  4. Предложите решение. Адресат должен не только прочитать письмо, но и определенным образом среагировать на него. Для этого предложите свои способы разрешения ситуации. Если ваша цель – рассказать о жалобе, претензии, то попросите принятия конкретных мер. Если предлагаете сотрудничество, расскажите о возможных вариантах.

Как закончить деловое письмо

После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами.

Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя. Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и E—mail. Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать.

Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны.

Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.

Источник: https://goodetiket.ru/delovoj-etiket/delovaja-perepiska

Мед-Центр Здоровье
Добавить комментарий